Viisi vahvaa syytä välttää Teamsia, Slackia ja WhatsAppia kriisiviestinnässä.

Nykyään monilla työpaikoilla on täysin tai osittain omaksuttu etäkäyttökulttuuri, johon totuimme pandemian aikana. Suurimpana etuna on ollut työn ja yksityiselämän parempi tasapaino, mutta kielteisten seikkojen listan kärjessä on usein puutteellinen sisäinen viestintä.

Raja yksityis- ja työelämän välillä on hämärtynyt. Meillä on nykyaikainen toimisto taskuissamme, ja liikumme jatkuvasti työn ja henkilökohtaisen toiminnan välillä. Tiedonkulku on lisääntynyt valtavasti, ja suuri osa työpäivästä tapahtuu nykyään matkapuhelimen tai tietokoneen välityksellä eri paikoista käsin. Suurin osa kokouksista pidetään digitaalisesti, ja sisäinen ja ulkoinen viestintä sekoittuu eri kanaviin, kuten puheluihin, sähköposteihin, tekstiviesteihin, Teamsiin, WhatsAppiin, Slackiin tai muihin suosittuihin työkaluihin.

Puhumme satojen uusien organisaatioiden kanssa joka viikko, ja kun kysymme heiltä, miten he kommunikoivat sisäisesti, mainitaan usein sähköpostit, Teams tai Slack. Kun kysymme: miten käsittelette kriisitilanteita? Tai kun jotain hyvin tärkeää tapahtuu? Esimerkiksi onnettomuus, uhka tai väkivalta, tietotekniikkahäiriö tai vakava yhteiskunnallinen tapahtuma?

Silloin on yleensä hiljaista. Henkilö tulee mietteliääksi ja sanoo: ”Käytämme samoja työkaluja.” Nopeasti käy selväksi, että vakavan vaaratilanteen aikana olisi lähes mahdotonta saada kriittistä tietoa oikeille henkilöille. Vastaanottajat ovat todennäköisesti digitaalisessa kokouksessa, jossa puhelimet ovat äänettömällä, puhelinvaihde on estetty tai tieto katoaa matkapuhelimen ja tietokoneen ilmoitusten jatkuvaan hälyyn.

Tunnistamisen tunne on hyvin suuri, kun ihmiset kuvaavat valtavaa päivittäistä ilmoitusten määrää sähköposteista, tekstiviesteistä, Teamsin kokouksista, WhatsApp-viesteistä ystäviltä tai lasten urheiluketjuista, LinkedIn-postauksista, joista HR haluaa, että niistä tykätään, pingeistä erilaisista Slack-kanavista ja kaikesta, joka on kruunattu huudahduksilla, hymiöillä ja GIF-kuvilla.

Pienen keskustelun jälkeen johtopäätös on yleensä se, että ”emme voi oikeastaan varmistaa, että saamme oikeat ihmiset oikealla tiedolla oikeaan aikaan”. Emmekä oikeastaan tiedä, missä kaikki kollegamme ovat päivän aikana, jos rakennuksessamme tai yhteiskunnassa tapahtuisi jotain vakavaa.”

Cosafe on ruotsalainen turvallisuusalan SaaS-teknologiayritys, joka auttaa yrityksiä, valtion virastoja, kuntia ja kouluja pitämään työntekijänsä turvassa ja informoimaan heitä. Olemme yhdessä satojen asiakkaiden turvallisuusasiantuntijoiden kanssa kehittäneet käyttäjäystävällisen hälytyssovelluksen, joka helpottaa kriittistä viestintää ja turvaa satojentuhansien käyttäjien työpaikat.

Tässä artikkelissa luetellaan viisi syytä, miksi tavalliset viestintäkanavat epäonnistuvat tehokkaina välineinä vakavissa tapahtumissa, vaaratilanteissa tai kriiseissä. Toivomme, että löydät hyödyllisiä vinkkejä ja lisäät tietoisuuttasi riippumatta siitä, mitä työkalua käytät työntekijöiden turvallisuuden ja tietoisuuden ylläpitämiseen.

1. Ilmoitusten määrä päivässä aiheuttaa läpitunkematonta melua.

Olemme kaikki kokeneet sen – jatkuva ilmoitusten virta sähköposteista, Teamsista, Slackista ja WhatsAppista. Kun se piippaa jopa 50 kertaa, se aiheuttaa melua, joka vaikeuttaa tärkeiden viestien erottamista muusta virrasta. Tärkeä tieto ei aina pääse perille matkapuhelimen äänettömässä tilassa, mikä johtaa siihen, että tärkeä tieto jää huomaamatta kokouksissa tai hiljaisina hetkinä. Slack-käyttäjille lukukuittien puuttuminen aiheuttaa merkittävän haasteen, sillä he eivät ole varmoja, onko heidän viestinsä mennyt oikealle henkilölle ajoissa perille.


VINKKEJÄ: Tässä on hyödyllinen vinkki, jolla voit hallita kasvavaa ilmoitusten melua ja varmistaa, ettei elintärkeä tieto jää huomaamatta:
Määritä päivän aikana tietyt ajat, jolloin pidät pienen tauon ja käyt läpi viestejäsi. Aseta laitteesi äänettömään tilaan, jotta vältät keskeytykset. Käytä viestintävälineitä, jotka sallivat tärkeiden viestien siirtämisen äänettömään tilaan ja tarjoavat lukuvahvistuksia. Kun noudatat tätä rutiinia, voit priorisoida tärkeät viestit ja parantaa tuottavuutta samalla kun vähennät ilmoitushälyä.

2. Aikaavievää ja vaikeaa saattaa asia etenemään.

Tapahtuman sattuessa asiasta on tiedotettava monille ihmisille nopeasti, ja uusien osallistujien on ehkä käytävä läpi historiaa. WhatsAppin kaltaisissa salatuissa viestipalveluissa et kuitenkaan voi jakaa historiaa äskettäin lisättyjen osallistujien kanssa, mikä estää sinua jakamasta kriittisiä tietoja nopeasti uusien henkilöiden kanssa. Myös vanhentuneet yhteystietoluettelot ja puhelinnumerot vaikeuttavat tehokasta viestintää kriisitilanteissa. Lisäksi suurten yhteiskunnallisten häiriöiden aikana tavanomaiset viestintämenetelmät, kuten tekstiviestit ja puhelut, eivät välttämättä toimi matkaviestinverkon ruuhkautumisen vuoksi, vaan ainoastaan Wi-Fi-tiedonsiirto on mahdollista, mikä rajoittaa merkittävästi kykyä kommunikoida tehokkaasti kriittisissä tilanteissa.

VINKKEJÄ: Käytä erityistä viestintäalustaa kriittisiä tietoja ja hätätilanteita varten.
Kun sinulla on erikoistunut alusta häiriö- ja hätätilanteita varten, voit tehostaa häiriöiden hallintaa ja saada nopeasti yhteyden oikeisiin henkilöihin, kun se on todella tarpeen, mikä todennäköisesti vähentää haitallisia seurauksia.

3. Redundanssin puute verkkohyökkäyksen sattuessa.

Kyberhyökkäykset ovat nykyään todellinen uhka monille yrityksille. Tästä artikkelista voit lukea lisää siitä, miten valmistautua. Yksi ensimmäisistä toimista verkkohyökkäyksen aikana on yleensä verkon sulkeminen, mikä voi estää kriisiviestinnän tavanomaisessa viestintävälineessä ja mahdollisuuden jakaa palvelimelle tallennettuja toimintasuunnitelmia. Yksittäiseen viestintävälineeseen luottaminen voi olla riskialtista. Jos kanava ei jostain syystä toimi, saatat jäädä paitsi tärkeistä tiedoista kriittisessä tilanteessa.

VINKKEJÄ: Varmista, että sinulla on kaksi tehokasta viestintäkanavaa ja että sinulla on suunnitelma verkkohyökkäysten varalta.
Kun sinulla on kaksi luotettavaa viestintäkanavaa ja varmistat, että sinulla on suunnitelma verkkohyökkäysten hallintaa varten, voit parantaa organisaatiosi kykyä reagoida nopeasti ja tehokkaasti kriittisissä tilanteissa, vaikka yksi järjestelmä kaatuisi.

4. Henkilötietojen hallintaan ja tietosuoja-asetukseen liittyvät kysymykset.

Kaikille, joita GDPR koskee, työkalujen valinta on vielä monimutkaisempaa. Henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin halutaan välttää mahdollisimman paljon, ja jotkut organisaatiot sallivat, ettei tietoja siirretä lainkaan. Suurimmat toimijat, kuten Google, Meta ja Microsoft, tarjoavat tietojen tallentamista EU:n alueella lisämaksusta, mutta kolmansien maiden välityksellä voi silti olla merkitystä omistuksen ja alihankinnan vuoksi. Privacy Shieldin lakkauttaminen Schrems II:ssa on vaikeuttanut monien organisaatioiden tilannetta, mutta toivonpilkahdus on hiljattain käyttöön otettu uusi EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys.

VINKKEJÄ: Tutustu GDPR-yhteensopiviin vaihtoehtoihin.
Jos haluat käsitellä henkilötietoja ja noudattaa GDPR-vaatimuksia, harkitse sellaisten työkalujen ja palvelujen käyttöä, jotka tarjoavat turvallista tiedonhallintaa EU:ssa. Tutki GDPR-asetuksen mukaisia vaihtoehtoja, jotka eivät edellytä henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin. Tämä voi edellyttää vähemmän tunnettujen palveluntarjoajien ja viimeisimpien ohjeiden, kuten EU-US DPF:n, arviointia, jotta löydät ratkaisun, joka vastaa tarpeitasi tietosuojasta tinkimättä.

5. Valmiuden ja automaation puute.

Niiden, jotka kokevat tai havaitsevat vaaratilanteen ja tekevät hälytyksen yrityksen chatissa, on myös saatava nopeasti käyttöönsä voimassa oleva toimintasuunnitelma, jotta he tietävät, miten toimia. Roolit, vastuualueet ja tehtävät on jaettava, luottamuksellinen viestintä on hoidettava kriisinhallintaryhmässä, ja tilannetietoisuus ja tarkistetut tiedot on levitettävä kaikille.
Kun koko tapahtuma on vihdoin ohi, tapahtumien kulku on analysoitava jälkipuintiraportissa tai jälkipuintiraportissa. On tärkeää, että kaikki kirjataan automaattisesti, jotta raportti voidaan lähettää sisäisesti, ulkoisille sidosryhmille ja viranomaisille.

Teknisten työkalujen avulla voit suunnitella, määritellä ja automatisoida kriisiviestinnän keskeiset työnkulut etukäteen, mikä säästää kriittisissä tilanteissa korvaamatonta aikaa, joka voidaan käyttää tapahtuman seurausten minimoimiseen.

VINKKEJÄ: Harkitse teknisten työkalujen käyttöä kriisiviestintään liittyvien keskeisten työnkulkujen automatisoimiseksi, jotta voit lisätä tehokkuutta ja lyhentää tapahtuman käsittelyyn kuluvaa aikaa. Luo ennalta määriteltyjä prosesseja, joihin kuuluu roolien jakaminen, vastuiden delegointi, luottamuksellisuuden varmistaminen ja tietojen jakaminen. Automatisoimalla nämä vaiheet voit säästää korvaamatonta aikaa kriittisissä tilanteissa ja ryhtyä nopeasti toimiin tapahtuman seurausten minimoimiseksi. Varmista lisäksi, että kaikki kirjautuu automaattisesti, jotta analyysi ja raportointi sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille on helpompaa.

Oletteko samaa mieltä?

Meille on itsestään selvää pitää kriisiviestintä erillään jokapäiväisestä viestinnästä. Cosafe-hälytyssovellus on nykyään erittäin kiinnostava monista syistä, mutta edellä luetellut ongelmat ovat yleisiä syitä.

Asiakkaidemme kokemuksia ovat muun muassa:

  • Vakavaa tapahtumaa koskevan ilmoituksen on läpäistävä päivittäinen melu ja matkapuhelimen äänetön tila.
  • Kriittisten tietojen viestintäkanava olisi erotettava (redundantti) tavallisesta kanavasta, kuten sähköpostista tai Slackista, siltä varalta, että järjestelmässä ilmenee ongelmia.
  • Kaikkien tietojen tallennuksen olisi tapahduttava EU:n alueella ja useissa eri maantieteellisissä paikoissa, jotta tietojen turvallisuus ja saatavuus olisivat mahdollisimman hyvät.

Kriittisten tapahtumien tehokas hälyttäminen, hallinta ja ennaltaehkäisy on olennaisen tärkeää organisaation kriisinhallinnan kannalta. Siksi on ratkaisevan tärkeää pystyä hälyttämään oikeat henkilöt helposti vain napin painalluksella, vastaanottaa automaattisesti kriisisuunnitelmat ja tarkistuslistat sekä luoda raportteja seurantaa varten ilman, että se vaatii useita tunteja hallinnointia.

Facebook
Twitter
LinkedIn
E-post

More articles and news...

SVT: Ruotsinsuomalainen koulu varautuu uhkatilanteisiin harjoituksin ja sovelluksella

Tukholman Fridhemsplanin ruotsinsuomalaisessa koulussa oppilaat ja henkilökunta harjoittelevat suojautumista sisälle luokkiin uhkatilanteiden varalta. Lisäksi kännykkäsovelluksella voidaan varoittaa muita luokkia mahdollisesta uhkasta. Tukholman Fridhemsplanin ruotsinsuomalaiselta koululta kerrotaan, että koulu on jo vuosien ajan kehittänyt varautumistaan uhkaaviin tilanteisiin – kuten aseelliseen väkivaltaan. Koulun oppilaat ja henkilökunta harjoittelevat perinteisen evakuoinnin ohella myös sitä, millä tavoin uhkaavassa tilanteessa voidaan

Cosafe varmistaa koulujen turvallisuuden: Grimstaskolanin sankarillinen lukitusvastuu

Toukokuun 3. päivänä 2023 Tukholmassa sijaitsevan Grimstaskolanin julkisen koulun 750 työntekijää ja oppilasta joutui vaaraan, kun 18-vuotias aseistettu ja veitsellä varustautunut mies tunkeutui kouluun. Kukaan ei halua ajatella tätä tilannetta, mutta se korostaa, että on erittäin tärkeää olla hyvin valmistautunut, saada perusteellinen turvallisuuskoulutus ja käyttää tehokkaita turvatoimia ja -välineitä. Nopea reagointi voi muuttaa mahdollisen tragedian

Tukholman koulujen turvallisuus etusijalla

Artikkelissa käsitellään koulujen turvallisuuden asettamista etusijalle Tukholmassa, jossa Cosafe ja Tukholman kaupungin opetushallinto ovat tehneet keskitetyn lisenssisopimuksen. Tämä kattaa kaikki ala- ja yläkoulut, ja Cosafe otetaan käyttöön 170 koulussa, joissa on 16 000 käyttäjää. Cosafe mahdollistaa nopean viestinnän konfliktien tai hätätilanteiden kaltaisissa tilanteissa ja varmistaa oikea-aikaisen tiedonjakelun. Tämä auttaa hallitsemaan tilanteita ja kriisinhallintaa paikasta riippumatta.

Ni kan vara igång på en dag!

Vår lösning är enkel att implementera, administrera och använda