Med julen runt hörnet samlas ofta hybridkontoret för det årliga julfirandet, samarbetet kring den sista deadlinen och utvärdering av det gångna året. En intensiv tid där det är mycket som ska hinnas med innan vissa går på semester och andra fortsätter jobba – både hemma och på kontoret.
Som chef med personalansvar bidrar detta lätt till en tid av oro och stress. Vad händer om en incident sker på kontoret eller om någon anställd råkar ut för något på semestern? Hur ser jag till att alla är ok, vem ansvarar för vad och hur kommunicerar jag ut viktig information när alla inte kollar mejlen?
Genom att säkerställa en trygg och effektiv incidenthantering förbereder man sig för eventuella allvarliga händelser som kan uppstå och ökar medarbetares välbefinnande och säkerhet. Nedan följer 4 tips som kan hjälpa dig som chef inför den stundande julen.
1. Snabb respons och koordinering
När en allvarlig incident inträffar, är en omedelbar och strukturerad respons avgörande. I en hybrid arbetsmiljö kan det vara utmanande att snabbt samla teamet för att hantera situationen effektivt. Därför är det viktigt att ha tydliga kommunikationskanaler och etablerade processer för att samordna alla inblandade, oavsett om de arbetar på kontoret eller på distans.
2. Kommunikation och tillgänglighet
Att nå ut till alla medarbetare på olika platser kan vara en utmaning, men det är nödvändigt för att säkerställa att korrekt och aktuell information om incidenten når alla. Se till så att kommunikationen är enhetlig, tydlig och att alla har tillgång till den oavsett var de befinner sig.
3. Stöd och hantering av medarbetarnas reaktioner
Medarbetare kan känna oro och stress vid allvarliga incidenter. Att erbjuda stöd och hantera deras reaktioner på ett empatiskt sätt är avgörande. Detta kan innebära att erbjuda resurser för att hantera stress, tillhandahålla vägledning eller helt enkelt finnas där som en stödjande närvaro.
4. Dokumentation och samarbete
I ett modernt företag med hybridkontor blir en effektiv dokumentation och analys kring arbetsincidenter extra viktigt. Det inte bara förhindrar upprepning av händelser utan möjliggör också en kontinuerlig förbättring av arbetsmetoder och samarbete. Genom att fastställa en rutin för dokumentering av incidenter och händelser skapas en trygg och effektiv arbetsmiljö, oavsett var teamet arbetar ifrån.
Cosafe
Cosafe är ett svenskt Software-as-a-Service (SaaS) techbolag inom säkerhet som hjälper företag, myndigheter, kommuner och skolor att hålla sina medarbetare trygga och informerade. Tillsammans med säkerhetsexperter från hundratals kunder har vi tagit fram en användarvänlig larmapp som underlättar kritisk kommunikation och tryggar arbetsplatser för hundratusentals användare.
För oss är det en självklarhet att hålla kriskommunikationen är inkluderad i företagsstrategi. Vi ser idag ett stort intresse för Cosafe larmapp av många anledningar, men de problem vi listar ovan är vanliga orsaker.
Några lärdomar från våra kunder inkluderar:
• ett larm om en allvarlig händelse måste gå igenom dagliga bruset och tyst läge på mobilen
• kommunikationskanalen för kritisk information ska vara separerat (redundant) från den ordinarie kanalen t.ex. mejl eller Slack ifall systemet har problem
• All datalagring ska finnas inom EU och på flera geografiska platser för högsta möjliga säkerhet och bästa tillgänglighet
Att effektivt kunna larma, hantera och förebygga kritiska händelser är A och O för en organisations krishantering. Därför är det självklart för oss att man enkelt ska kunna larma rätt personer med endast en knapptryckning, automatiskt få krisplan och checklistor serverade till sig. Naturligtvis ska man också kunna få en rapport för uppföljning utan att det kräver många timmars administration.
