Cosafe larmapp upptäcks av många nya organisationer just nu och vi har därför förmånen att dagligen prata trygghet, krishantering och beredskap med många olika branscher. Det ger oss unika insikter om olika utmaningar man som säkerhetsansvarig kan stå inför. I den här artikeln vill lyfta det moderna kontorlandskapets behov och utmaningar och hoppas kunna stötta dig som arbetar som säkerhets- och/eller personalansvarig på ett medelstort företag där era anställda sitter i era lokaler, hemma eller reser i tjänst.
Vilka specifika behov utmärker organisationer med tjänstemän i moderna kontorlandskap?
Vi märker att många företag i storleken 100 – 1 000 anställda i högre utsträckning efterfrågar effektivare krishantering. Anställda är ofta tjänstemän som arbetar självständigt och är inte knutna till kontoret för att utföra sitt jobb. De reser i tjänsten, arbetar hemifrån och med flexibla tider. Skulle företaget utsättas för en IT attack eller om något allvarligt händer inom- eller i anslutning till företagets lokaler blir det en utmaning att nå alla effektivt. E-post och chattgrupper kan hjälpa men löper stor risk att förbises, och om det gäller en IT attack blir den här kontaktvägen blockerad. Många företag har också identifierat att deras chattverktyg inte uppfyller GDPR och riskerar därför böter.
Känner du igen dig?
Det här är scenarion vi ofta hör talas om när vi pratar med personalansvariga på medelstora företag.
- Du mejlar alla på företaget om en incident, men endast ett fåtal återkopplar.
- Du skriver i Teams och får några ytterligare svar.
- Du överväger att ringa dem som inte återkopplar, men inser att det kommer ta tid att hitta alla telefonnummer.
- Du måste jämföra svaren från diverse kanaler och föra noteringar separat för att få en hel översikt. Det tar lång tid och blir ibland fel.
- Många hittar inte krisplanen som ligger på servern. Du får inte återkoppling på vem som gjort vad i planen.
Läs mer om Cosafe för det moderna kontoret här
Hur kan du arbeta förebyggande för en trygg arbetsmiljö för moderna kontor?
Att ha en krisplan är A och O. Det finns många bra tips på sajter med information om hur man upprättar krisplaner här följer några exempel:
När du väl har en krisplan kommer frågor om krishantering in i bilden. Idag finns moderna tekniska hjälpmedel som kan underlätta avsevärt att agera effektivt.
Ett modernt tekniskt hjälpmedel kan bidra till en tryggare arbetsmiljö. En larmapp i mobilen (som ljuder även när mobilen är i tyst läge) gör att alla nås oavsett var de befinner sig. Via en knapptryckning i appen från de anställda får du som ansvarig en sammanställd återkoppling på vilka som är okej och har tagit del av informationen. Dessutom kan appen innehålla er krisplan så att den är tillgänglig i skarpt läge. Det mest effektiva är att dessutom aktivera krisplanen i en digital checklista som delas med alla inblandade.
Vårt råd till dig som arbetar som säkerhets- och/eller personalansvarig på ett företag med en modern kontorsmiljö är att upprätta en krisplan som är relevant för just er verksamhet och kopplat till det som just ni kan utsättas för. Därefter ska ni ska hitta bästa möjliga verktyg för att exekevera på krisplanen så effektivt som möjligt och som sparar ovärderlig tid.
Vi märker på många av våra befintliga kunder att känslan av trygghet i arbetsmiljön ökar bara man har verktyg och en plan.
Alexis Nicou, VD för Cosafe Technology
